2020-10-26

Retour d'expérience #1 : l'organisation de Ethics by design 2020

L'édition 2020 de Ethics by design a eu lieu dans un contexte évidemment très particulier, lié à la crise du COVID-19. Initialement prévu comme un événement physique, s’inscrivant pleinement dans le contexte de Lille Métropole 2020, Capitale Mondiale du Design, l’édition devait avoir lieu au Palais de la Bourse de Lille, en partenariat avec la CCI Grand-Lille.

Il n’est pas peu dire que beaucoup d’incertitudes ont pesé sur l’organisation de cette édition. Pendant le confinement et le déconfinement, nous nous sommes interrogés sur la pertinence et la faisabilité de maintenir l’édition. Nous avons espéré qu’elle pourrait tout de même avoir lieu en présentiel. Les semaines passant, il est apparu de plus en plus clair que l’épidémie était là pour durer (au moins dans notre temporalité) et qu’il était utopique de penser que nous pourrions mener l’événement en présentiel. Et quand bien même, l’équilibre financier d’une édition présentielle étant déjà très fragile, abaisser la jauge de participants pour respecter les règles de distance physique dans un amphithéâtre aurait rendu l'événement non viable.

En juin 2020, nous avons dû choisir entre annuler l’édition (on peut aussi dire reporter, mais ça revient un peu au même) et la transformer en événement numérique. Au sein de notre comité de pilotage, nous étions de prime abord assez divisés sur cette question, alors que d’habitude, nous prenons plutôt aisément les décisions. Preuve que ça n’était pas un choix évident.

Finalement, nous avons décidé au consensus de maintenir l’édition sur son créneau initial et de la transformer en édition numérique, avec une modification de taille sur la durée de l’événement. En effet, pour permettre à plus de personnes d’y assister et pour que ce soit plus digeste - chacun·e découvrait alors les longues heures de réunions en visioconférence - nous avons fait le choix d’étaler nos deux journées classiques sur une semaine entière.

Pourtant, jusqu’au dernier moment de l’édition distancielle, nous avons craint des restrictions locales qui empêcheraient certaines personnes de venir ou même des cas contacts au sein des équipes, ce qui aurait largement perturbé l’édition. D’ailleurs, grand merci à Alix Dodu et Agnès Crépet qui ont accepté de venir en plein mois d’août depuis Amsterdam à Paris enregistrer leur conférence, alors même que les Pays-Bas leur imposaient 14 jours d’isolement à leur retour !

Mais voilà, ce choix du distanciel nous a forcé à reprendre toute l’organisation de l’événement depuis zéro. Aussi bien le programme que la logistique. Et aucun·e parmi nous n’avait la moindre expérience dans l’organisation d’événements en ligne, ni-même d’exemples auxquels nous raccrocher à part les lives développés depuis plusieurs années par les communautés de gamers et de youtubeurs.

In fine, cette édition a pour nous été particulièrement riche d’enseignements, de réflexions sur les modèles d’événement comme le nôtre. Des questionnements qui nous semblaient partagés par un certain nombre d’entre-vous, c’est pourquoi nous vous proposons ici une série d’articles en retour d’expérience. Il s’agit d’expliquer de façon transparente les choix que nous avons faits et les conséquences que cela pu avoir. Vous retrouverez ci-dessous les différents articles de ce retour d'expérience !

Nous avons choisi de découper les enseignements que nous avons pu tirer dans plusieurs articles thématiques, abordant successivement : la question du modèle économique, la question du billet à prix conseillé, le gros sujet de l'organisation d'un live, la question de la communication et enfin celle du site internet. Nous finirons enfin par vos retours, c'est-à-dire ce que vous avez pensé de l'évènement !

Enjoy!

Ecrit par l'équipe d'organisation

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